Generalforsamlingen er aksjeselskapets øverste myndighet. Her møtes alle aksjonærene (eierne) for å ta overordnede avgjørelser for selskapets fremtidige virksomhet.
Hvis selskapet kun har én eier, utgjør denne personen generalforsamlingen alene. Det er likevel noen krav som skal følges, uavhengig av hvor mange som utgjør generalforsamlingen.
Generalforsamlingen skal ifølge Aksjeloven holdes minst en gang i året. Styret kan kalle inn til ekstraordinær generalforsamling på kort varsel, enten på eget initiativ, eller hvis aksjonærer som kontrollerer mer enn 10 prosent av aksjene krever det. For revisorpliktige AS kan også revisor kreve ekstraordinær generalforsamling.
Generalforsamlinger holdes som regel som et fysisk møte. Men det kan også foregå via Skype eller lignende tjenester hvis aksjonærene er enige om denne fremgangsmåten.
LES OGSÅ: Alt du trenger å vite om før og etter oppstart i aksjeselskap.
Ekstraordinær generalforsamling
Noen ganger kan det være behov for å innkalle til en ekstraordinær generalforsamling. Styret eller aksjonærer som til sammen eier ti prosent eller mer av aksjene kan kreve en ekstraordinær generalforsamling.
Protokoll for generalforsamling
Det skal føres et referat, eller en protokoll av alle generalforsamlinger. Det skal også oppbevares på en sikker måte i hele selskapets levetid. Protokollen skal minimum inneholde:
- selskapets navn
- dato og sted for møtet
- hvem som er valgt som møteleder og underskrivere
- antall aksjer representert på møtet
- møtets godkjenning av innkallingen
- godkjenning av årsregnskap
- hvilke beslutninger som er gjort på møtet
Møteleder og minst én annen person som velges som såkalt «underskriver» skal underskrive generalforsamlingsprotokollen. (Hvis du er eneste aksjonær, er det kun du som underskriver.)
LES OGSÅ: Slik endrer du vedtektene i et aksjeselskap.
Hvis alle aksjonærer er enige i at det skal avholdes en forenklet generalforsamling, må dere i tillegg ta med følgende punkter:
- Angi at saken er behandlet etter aksjeloven § 5-7.
- Hvor mange som har avgitt stemme, og om de har stemt for eller i mot.
- Hvilke aksjonærer som har deltatt i behandlingen av sakene dere har tatt opp på møtet.
En forenklet generalforsamling kan foregå uten at aksjonærene møtes fysisk. Møtet kan for eksempel holdes på Skype, Google Hangout, tas over e-post eller på andre måter. Møteplikt for styreleder og daglig leder på generalforsamlingen gjelder bare hvis det arrangeres et fysisk møte. Eksempel på generalforsamlingsprotokoll finner du hos Altinn.
