Hvis styret eller eierne av en eller annen grunn finner ut at de skal legge ned driften av et aksjeselskap, må intensjonen om å legge ned meldes til myndighetene seks uker i forveien.
Frivillig avvikling av et firma innebærer at firmaet frivillig vedtas nedlagt uten ytre påvirkning, altså ikke som følge av konkurs, men av andre grunner. Dette gjelder både AS, ASA, samvirker, stiftelser, ansvarlige selskap (ANS/DA) og interkommunale selskap.
Myndighetene krever at dette skjer i to steg: Først må generalforsamlingen beslutte å oppløse firmaet, og så, tidligst seks uker etter at beslutningen er offentliggjort, kan firmaet meldes til sletting i Brønnøysundregistrene.
Grunnen til dette er for å gi kreditorer en sjanse til å melde kravene sine til firmaet, med en frist på seks uker.
Før sletting
Generalforsamlingen må vedta å oppløse selskapet, og dette vedtaket krever to tredeler av stemmene.
Samtidig må generalforsamlingen velge et avviklingsstyre som skal føre prosessen videre. Avviklingsstyret kan være det samme som det vanlige styret, eller forsamlingen kan velge å vedta en annen gruppe. På lik linje med et vanlig styre kan det også bestå av bare én person.
Fra 1. mars 2019 skal ikke avviklingsstyre lenger velges, og det er i alle tilfeller styret som vil ha ansvar for å avvikle selskapet.
Kreditorer må melde krav
Beslutningen må så meldes til Foretaksregisteret ved å sende inn en Samordnet registermelding. Etter dette blir beslutningen om å slette firmaet kunngjort av Brønnøysundregistrene slik at kreditorer kan melde kravene sine. Kreditorene har et seks ukers vindu til å gjøre dette før firmaet kan slettes.
Kreditorer som ikke melder inn kravene sine innen fristen, vil ikke ha et rettmessig krav.
Må firmaet revidere avviklingsregnskapet?
Firmaet må sende ny Samordnet registermelding om at firmaet skal slettes etter de seks ukene nevnt ovenfor har passert. Med registermeldingen skal det ligge vedlagt dokumentasjon på at generalforsamlingen har godkjent avviklingsregnskapet.
Fra 1. januar 2019 trenger ikke aksjeselskap å revidere avviklingsregnskapet, så fremt styret har valgt bort revisjon. Fra 1. mars 2019 skal heller ikke avviklingsbalansen, fortegnelsen eller sluttoppgjøret revideres.
Firmaet må forhåndslignes. Dette betyr at du må levere inn skattemelding og et endelig årsregnskap før Brønnøysundregistrene kan gjennomføre slettingen.
Sette på pause?
Et alternativ til å legge ned aksjeselskap kan være å sette driften av firmaet «på pause». I praksis innebærer dette at styret fremdeles er ansvarlig for å sende inn skattemelding, MVA-meldinger og årsregnskap som før, men at omsetningen i firmaet er ikke-eksisterende.
