Slik er HMS-kravene for små bedrifter

Selv mindre bedrifter med bare én ansatt må ha sitt eget HMS-system. Med sunn fornuft kan de fleste lage sitt eget internkontrollsystem.

Alle bedrifter har et lovpålagt krav om å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet (HMS), eller internkontroll som det også kalles. Dette reguleres i internkontrollforskriften og arbeidsmiljøloven § 3-1.

Den som er ansvarlig i et selskap, for eksempel arbeidsgiver eller eier, har også ansvaret for at bedriften følger gjeldende krav til internkontroll.

Krav til internkontroll

Internkontroll er først og fremst arbeidsgivers ansvar, men ansatte har også rettigheter og plikter knyttet til HMS-arbeidet.

Arbeidsmiljøloven kapittel 4 inneholder konkrete krav til HMS på en arbeidsplass, blant annet når det gjelder fysisk og psykososialt arbeidsmiljø.

HMS-kravene gjelder alle bedrifter som sysselsetter arbeidstakere. Det betyr at uansett om det er snakk om én eller 100 ansatte, så må en bedrift ha et internkontrollsystem.

Internkontroll for bedrifter med én ansatt

Også enkeltforetak med én ansatt og AS med kun én arbeidende aksjonær vil ha krav til et internkontrollsystem. Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som er omfattet av en eller flere av disse åtte lovene.

Alle bedrifter blir på et eller annet vis berørt, for eksempel ved at forurensningsloven har bestemmelser om avfallshåndtering. Derfor skal også bedrifter med kun én ansatt ha en form for internkontroll, men det vil ikke være krav til omfattende dokumentasjon.

§5 i Internkontrollforskriften har åtte punkter som alle bedrifter i utgangspunktet må oppfylle. Punkt 2 og 3 faller bort siden det er arbeidsgiver som er eneste ansatte, og de andre punktene trenger bare å beskrives og dokumenteres enkelt.

Dette skal være med i HMS-systemet

Det skal gå klart frem når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan bedriften skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i sikringsarbeidet.

Arbeidstilsynet påpeker at selve gjennomføringen av tiltakene selvfølgelig er den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, men det skal også være skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende)
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan)
• rutine for å håndtere feil og mangler
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

Driver du en liten bedrift uten særlig risikofylt aktivitet, trenger du ikke et stort og omfattende system. Men du må sørge for å få på plass en internkontroll som gjør at selskapet drives etter gjeldende lover og regelverk, og er tilpasset det du driver med.

Arbeidsgiver har en plikt til å lære opp de ansatte etter arbeidsmiljøloven § 3-2. Ansatte har krav på opplæring i ulykkes- og helsefarer, og hvordan disse kan unngås. Opplæringen kan gjøres internt, gjennom møter, demonstrasjon og trening eller ved å ha en egen personalhåndbok.

Gjennomfør en risikovurdering

En risikovurdering ligger til grunn for en stor del av et internkontrollsystem. Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å gjennomføre kartleggingen.

Det skal gjøres en grundig gjennomgang av hva som kan være skadelig eller føre til sykdom på arbeidsplassen, og eventuell påvirkning av ytre miljø, for eksempel forurensning. For en bedrift som i utgangspunktet driver aktivitet med lav risiko, for eksempel en typisk kontorarbeidsplass, er det viktig å huske på at også de har skaderisiko som må vurderes. Skader og belastningslidelser som kan komme av feil sittestilling, ensidige arbeidsoppgaver, dårlig belysning osv. må også være med i en risikovurdering.

Deretter må arbeidsgiver vurdere om det er er gjort nok for å forhindre disse skadene og belastningene, eller om det kan gjøres enda mer for å forebygge. Det er Arbeidstilsynet som fører tilsyn med at bedrifter følger loven når det gjelder internkontroll. De trekker frem tre spørsmål som er kjernen i en risikovurdering:

• Hva kan gå galt?
• Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
• Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Arbeidstilsynet understreker at en risikovurdering ikke behøver å være komplisert. Det krever egentlig ikke mer enn sunn fornuft. Hvor stor en arbeidsplass er og hvilken type arbeid som utføres vil naturlig nok være avgjøre hvor omfattende kartleggingen skal være. Når risiko skal vurderes er det forskjell på å drive for eksempel et sprengningselskap og et regnskapskontor.

Jevnlig HMS-arbeid skal dokumenteres

Det stilles krav til systematisk og jevnlig HMS-arbeid. I bedrifter som ikke har spesielt stor risiko vil det vanligvis være nok å gjennomføre en risikokartlegging én gang i året.

HMS-systemet skal også gjennomgås, og det skal dokumenteres at HMS-arbeidet utføres systematisk. Dette kan gjøres i en internkontrollbok på nett eller papir.

Handlingsplan

Ut fra risikoen som er avdekket skal det utarbeides en handlingsplan. Den må være skriftlig, og skal inneholde konkrete tiltak for å fjerne eller redusere risiko.

Verneombud og ansatte bør være med å finne og utforme ulike tiltak. Det må komme frem hvem som har ansvar for å gjennomføre tiltaket og en frist for når dette må skje. Når tiltaket er gjennomført skal det dokumenteres i handlingsplanen.

Du kan laste ned skjema for handlingsplan hos Arbeidstilsynet.

HMS-kurs for ledere

En arbeidsgiver skal etter arbeidsmiljøloven § 3-5 gjennomføre opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Plikten til å ha en slik opplæring er personlig, og gjelder for alle arbeidsgivere med én eller flere ansatte, altså uavhengig av størrelse på bedriften.

Det finnes mange ulike tilbud om slike HMS-kurs for ledere. Arbeidstilsynet skriver at det ikke er stilt krav til hvem som holder slike kurs, eller nøyaktig hva de skal inneholde, og påpeker at det er viktig å velge seriøse tilbydere. Et slikt kurs kan være en god start for å få på plass et enkelt og funksjonelt HMS-system i en liten bedrift.

Kostnader til slike HMS-kurs kan selvfølgelig føres som en kostnad i regnskapet, på konto 6860 Møte, kurs, oppdatering o.l.

Slik kan du lage ditt eget HMS-system

Det er flere som tilbyr hjelp til å utarbeide HMS-system. Driver du et større selskap og/eller i en bransje med høy risiko kan det gjerne være nyttig å få bistand utenfra. Men å lage sitt eget HMS-system er ikke så komplisert.

Arbeidstilsynet har noen tips for å komme i gang med HMS-arbeid. De har også et hjelpeskjema for å gjennomføre en risikoanalyse og lage en handlingsplan.

Også på Altinn finner du en del informasjon om internkontroll og HMS.

Artikkelen har tidligere vært postet på Firmanytt