Marte Vasbotten

Å sende faktura er den vanligste måten for en bedrift å få betalt for arbeidet sitt på. Her er tipsene aksjeselskap bør tenke på før de skal fakturere.

De aller fleste bedrifter fakturerer for å få betalt for arbeidet sitt, med mindre de tar betalt med en kortterminal. En faktura skal møte en rekke krav for å være gyldig, og derfor lages så og si alle fakturaer fra et fakturaprogram. 

Å lage en faktura er ikke vanskelig. Bruk et fakturaprogram hvor du kan fylle ut en godkjent fakturamal med nødvendig informasjon og send til kunden. Det er likevel en del tips du kan følge for å optimalisere faktureringen i aksjeselskapet.

LES OGSÅ: Slik lager du faktura i Conta

Send fakturaen med en gang

Få det inn som en rutine å sende fakturaen med en gang du har levert en vare eller tjeneste til kunder. 

Myndighetene krever at du skal sende faktura innen 30 dager etter at du har utført tjenesten eller levert varen, men jo tidligere du sender den, jo fortere får du betalt. I noen tilfeller kan du også forhåndsfakturere, hvis dette er avtalt med kunden. Dette er for eksempel vanlig i tilfeller ved depositum eller når du skal handle inn materialer. 

Les over fakturaen før du sender den

For å sende en faktura fyller du inn feltene i en mal i fakturaprogrammet. Dette tar i utgangspunktet ganske kort tid. Men husk å ta deg tid til å gå over fakturaen når du er ferdig. 

Hvis det er en ting som ser uprofesjonelt ut, er det en faktura med mange skrivefeil, slurv og dårlige beskrivelser. Det skal være tydelig for kunden hva de betaler for. 

Et lite tips for å heve profesjonaliteten er å legge til logoen til selskapet på fakturaen

Elektronisk faktura sørger for bedre likviditet

Det finnes flere valg for hvordan du vil sende en faktura. Den kan sendes på e-post som PDF, printes ut og sendes i posten eller så kan den sendes elektronisk. 

Å sende elektronisk blir mer og mer vanlig, og som privatpersoner opplever vi at det er sånn vi mottar de fleste av fakturaer. Derfor er det også lurt å sende elektroniske fakturaer fra bedriften du jobber i eller eier. 

I tillegg til at elektronisk faktura er det mest vanlige, oppleves det både mer profesjonelt og sømløst for kunden. Du sparer både bedriften og kunden for tid. 

En privatperson vil få den elektroniske fakturaen rett inn i nettbanken og godkjenner fakturaen der. En bedrift må ha godkjent å motta EHF-faktura, og vil da motta fakturaen i regnskapsprogrammet sitt. Ved å sende fakturaene elektronisk kan du være sikker på at fakturaen kommer fram på en trygg og sikker måte, og at den blir betalt. 

Tall viser at kun 1 av 10 elektroniske fakturaer går til inkasso. Til sammenligning går 3 av 10 fakturaer sendt på en annen måte til inkasso. At en faktura går til inkasso har derfor ikke nødvendigvis noe å si om kundens betalingsevne, men at den blir borte eller glemt bort. 

LES OGSÅ:
Færre faktura til inkasso med eFaktura.
Derfor bør du fakturere med EHF.

Purring eller inkassovarsel

Har ikke kunden betalt innen fristen så kan du sende en purring eller inkassovarsel. Du er ikke pålagt å sende en purring før du velger å sende et inkassovarsel. Mange bedrifter velger faktisk å sende inkassovarsel i stedet for å sende en purring. 

Hvordan selskapet løser dette er opp til hver enkelt bedrift. Det kan også variere fra kundeforhold og trenger derfor ikke løses likt på hver kunde. Velger du å gå for inkasso er det lurt å få en tredjepart til å ta seg av det. 

Sender du faktura med Conta er det inkassopartneren Kravia som tar seg av innkrevingen.

Velg et integrert faktura-og regnskapsprogram

Alle aksjeselskap skal føre regnskap og trenger derfor også et regnskapsprogram. Da er det lurt å ha en programvare som lar deg sende faktura og føre regnskap fra en og samme plass. 

Dette gjelder også for selskap som kun fører deler av regnskapet sitt eller har satt bort mesteparten til regnskapsfører. Sender du en faktura fra et integrert faktura- og regnskapsprogram vil bokføringen gå sømløst, og det er lett å følge opp ubetalte fakturaer. 

Skal du sende faktura og føre regnskap?  Prøv Conta gratis i 30 dager, og opplev Norges smarteste faktura- og regnskapsprogram. 

94,5 % av kundene våre sier at de ville anbefalt å starte AS gjennom Starte-AS.no